10 Stappen om zakelijke vereisten te verzamelen voor een robuuste webanalyticsstrategie

Het starten van een nieuw webanalyticsproject vereist een zorgvuldige planning en een degelijke strategie. U moet precies definiëren wat u met uw project wilt bereiken. Een van de belangrijkste componenten van dit proces is het verzamelen van zakelijke vereisten. Dat zal als een gedetailleerde routekaart dienen om ervoor te zorgen dat u in de goede richting gaat. Volledige documentatie zorgt ervoor dat alle betrokken partijen op dezelfde golflengte zijn ​​en ondersteunt een soepele besluitvorming.

Wanneer u zich op zo’n project richt, bedenk dan dat u misschien een hobbelige weg aflegt. Om u te helpen, hebben we besloten u een aantal specifieke aanbevelingen en praktische tips te geven om maximale waarde te halen uit webanalyticss. Dus gaan we weg!

Het belang van het verzamelen van zakelijke vereisten

Allereerst helpen zakelijke vereisten u om enkele kritieke vragen over uw strategie te beantwoorden:

• Wat zijn de doelstellingen die u wilt bereiken?
• Aan welke gebruikersbehoeften wilt u voldoen?
• Hoe zal uw nieuwe website/app/functie etc. meer waarde brengen voor uw klanten?

Bovendien is het bij het verzamelen van vereisten van essentieel belang om tijd te besteden aan het maken en implementeren van de juiste rapporten, rapporten die de verwachtingen van stakeholders weerspiegelen. Een veel voorkomend probleem bij organisaties is dat ze het hele proces verwaarlozen of het verkeerd doen.

En wat zijn de kosten van dergelijke fouten? Verspilde bronnen en geen idee of uw webanalyticsproject een ROI oplevert.

Daarom is het cruciaal om een ​​goede strategie te hebben. Houd er ook rekening mee dat het proces voor het verzamelen van vereisten moet worden gedocumenteerd. Het is een formele overeenkomst tussen de klant/eindgebruikers, de stakeholder en de projectmanager. Het zorgt ervoor dat alle betrokken partijen gedurende het hele project op dezelfde golflengte zijn ​​en weten wat te verwachten van het eindproduct.

Deel I. Hoe zakelijke vereisten voor uw webanalyticsproject verzamelen

Om u te helpen de complexiteit van dit proces te begrijpen, hebben we het opgesplitst in kleinere stappen om het minder overweldigend en gemakkelijker implementeerbaar te maken.

1. Maak een lijst met zakelijke gebruikers en stakeholders

Voordat u doorgaat met het verzamelen van vereisten, moet u leren wie er aan het proces deelneemt. Dit geeft u een beter begrip van de stakeholdergemeenschap en haar rol in het hele project. Uiteindelijk zal het veel gemakkelijker zijn om alle problemen en doelen te begrijpen die deze onderneming moet aanpakken.

Aangezien er enkele verborgen stakeholders in uw project kunnen zijn, is het ook goed om eerste vergaderingen te gebruiken om enkele indringende vragen te stellen om erachter te komen wie uw echte gebruikers zijn. Hun inbreng is cruciaal om het succes van uw product te waarborgen.

Maak ten slotte een lijst met betrokken personen om uw verzamelproces beter te organiseren. De lijst varieert per project, maar u kunt verwachten:

• De Money Person: een CEO of C-level Manager. Een persoon met het laatste woord over goedkeuring van het project.
• De Coach: Marketingmanager of consultant. Een persoon met een significante impact op interne stakeholders, die het beleid en de agenda bepaalt.
• De IT Person: Software Engineer. Een persoon die verantwoordelijk is voor het leveren van schermen en oplossingen, en die ook zorgt voor compatibiliteit en dat aan de technische normen wordt voldaan.

Zodra u een lijst met betrokken personen heeft samengesteld, kunt u doorgaan met het verzamelen van vereisten.

2. Ontwerp een vragenlijst voor zakelijke vereisten

Er zijn verschillende manieren om vereisten te stellen. De meest voorkomende zijn:

• Brainstorming
• Prototypes
• Storyboarding
• Interviews

Elk heeft zijn rol te spelen en u kunt ze met succes combineren om de benodigde informatie te krijgen. Een van de meest efficiënte en effectieve tools in webanalyticsprojecten is een vragenlijst voor het verzamelen van zakelijke vereisten. De checklist maakt het productiever en gebruiksvriendelijker, plus het werkt goed voor zowel u als uw klant.

Maar voordat u de stakeholders de vragenlijst geeft, moet u ervoor zorgen dat ze de doelen en het KPI-kader kennen met betrekking tot het project.
De categorieën en bedrijfsvragen zullen variëren omdat ze afhankelijk zijn van de digitale middelen die u moet meten. U zou een meer generieke vorm kunnen hebben, of een die speciaal is ontworpen voor elke stakeholdergroep.

Het is aan u welke u op een bepaald moment gebruikt. Het is uw taak om de categorieën aan te passen, zodat ze het volgende bevatten:

• Mobiele app
• Afrekenfunctie
• Website
• Digitaal product

Al met al moeten de vragen en de vorm als geheel een afspiegeling zijn van een van de webanalyticskaders waaraan u gaat werken.

Laten we eens een paar voorbeeldvragen van onze thuisbasis bekijken:

I GEGEVENSKWALITEITSMANAGEMENT

1. Wilt u het verkeer op uw website inclusief of exclusief intern verkeer meten?
2. Wilt u irrelevante Query URL parameters uitsluiten?
3. Is uw website ingesteld op één of tussen twee of meer domeinen?

II LEAD NURTURING, REMARKETING

1. Is er meer dan één bron van verkeer op uw website?
2. Voert u enige vorm van marketingcampagnes uit (nieuwsbrieven, e-mails, campagnes op sociale media)?
3. Is er downloadbaar marketingmateriaal op uw website (e-book, whitepaper, tutorials, presentaties, albums)?

III INHOUDONTWIKKELING

1. Heeft u een blog/helpcentrum/artikels op uw website?
2. Heeft uw website een site-zoekopdracht die u wilt volgen?

Dit zijn meer gedetailleerde vragen die kunnen worden gebruikt als u een beetje weet over uw klant, misschien dankzij onderzoek of een eerste inlichting dat u hebt gedaan.

Aan de andere kant, als u net een project start en de klant leert kennen, kan het nuttig zijn om met de basis te beginnen, bijvoorbeeld:

• Wat zijn de belangrijkste zakelijke doelstellingen van uw website?
  • Verkoop (e-commerce)
  • Leadgeneratie
  • Inhoudsuitgever
  • Klantenservice
  • Branding
  • Andere
• Wat is de demografie van uw doelgroep?
• Wat is uw belangrijkste digitale kanaal:
  • SEO
  • Google-advertenties
  • Adsense
  • Sociale netwerken
  • E-mailmarketing
  • Mobiele marketing
  • Andere

U kunt deze voorbeelden als richtlijn gebruiken, aangezien elk project anders is en u een zekere flexibiliteit moet waarborgen en uw vragenlijst moet afstemmen op een bepaald webanalyticskader.

3. Verzamel en categoriseer zakelijke vereisten in een ‘BRD’

Het verzamelen van vereisten is een ingewikkeld proces en het is gemakkelijk om iets over het hoofd te zien. Om ervoor te zorgen dat u alles goed bijhoudt en alle relevante informatie registreert, moet u een Business Requirement Document (BRD) opstellen.

Dit is een formeel document dat alle details van het project bevat. Het richt zich op de behoeften en verwachtingen van de klant en geeft aan wat het bedrijf wilt bereiken. Er moet ook worden behandeld hoe aan de vereisten kan worden voldaan.

Het document moet duidelijk geschreven zijn. Het moet zorgen voor transparantie en begrip van de vereisten, zodat er geen ruimte is voor twijfel of verkeerde interpretatie. Zodra het is goedgekeurd door de klant en de webanalyticsconsultant die het project uitvoert, kunt u doorgaan naar de volgende stap, dat is categoriseren.

Om beter te kunnen profiteren van uw vereistenlijst, moet u labels toewijzen en classificeren. U kunt bedrijfsdoelstellingen groeperen op:

• het trechterstadium
• stakeholdergroep
• customer life cycle stadium, enz.

De methode die u kiest, is afhankelijk van het webanalyticskader waarin u werkt.

Hier is een mooi voorbeeld van hoe dit er in de praktijk uitziet:

De onderstaande tabel geeft een aantal behoeftecategorieën en bijbehorende vragen weer die nuttig zouden kunnen zijn voor een zakelijke gebruiker.

4. Volg pro tips voor het verzamelen van betere vereisten

Het proces van het verzamelen van vereisten is geen sinecure. Geconfronteerd worden met uitdagingen en omgaan met gebreken is een essentieel onderdeel van het werk. We hebben enkele handige tips die u kunt volgen om uw webanalyticsproject soepeler te laten verlopen.

• Accepteer dat het onmogelijk is om 100% nauwkeurigheid van vastgelegde vereisten te bereiken. Er is altijd ruimte voor menselijke fouten, een principe dat op elk project van toepassing is.
• Ga er niet vanuit dat u de behoeften van de klant kent. Vraag het hen altijd en vraag waarom.
• Documenteer uw vergaderingen. Er is een kans dat u later iets mist of dat er tijdens de sessie niet genoeg tijd was om over bepaalde problemen te praten.
• Praat met zoveel mensen als nodig om een ​​goede achtergrond te krijgen, maar beperk het aantal mensen dat betrokken is bij vergaderingen voor het verzamelen van vereisten om het proces goed beheerd en gecoördineerd te houden.
• Werk uw cliënt regelmatig bij met de resultaten van oefeningen voor het verzamelen van vereisten, zodat u zonder problemen verder kunt gaan met het project.
• Wacht met het bespreken van technologische oplossingen totdat alle vereisten volledig zijn begrepen en geaccepteerd.

Deel II. Verander zakelijke vereisten in een business use case

Op dit punt heb u de gegevens – min of meer gestructureerd – wat betekent dat u halverwege bent om al deze informatie in de praktijk te brengen. Het is nu tijd om uw bedrijfsvereisten in kaart te brengen voor uw website- of app-doelen en KPI’s. Dat is een essentiële stap voordat u kunt beginnen met het ontwerpen van een implementatie- of trackingplan.

Houd er rekening mee dat de mensen die betrokken zijn bij het project mogelijk verschillende vaardigheden of inzichten hebben in webanalyticsprocessen. Soms kost het meer tijd en middelen om de KPI’s en doelen op te noemen waarop u zich moet concentreren.

5. Verzamel bedrijfsdoelstellingen

Het succes van digitale marketingcampagnes is afhankelijk van verschillende factoren, zoals tools, creatieve banners en boeiende inhoud. Fatale tekortkomingen bij dergelijke inspanningen zijn onder meer een gebrek aan gestructureerd denken en het niet begrijpen van het werkelijke doel van uw website, app of campagne.

Tijdens het vastleggen van vereisten moet u zich concentreren op het identificeren van uw bedrijfsdoelstellingen. Begin groot en denk na over het algemene doel. Bepaal uw verwachtingen met betrekking tot aanwezigheid op het web.

In dit geval is het belangrijker wat u wilt bereiken dan hoe. Met een dergelijke benadering komt u aanzienlijk dichter bij de vereisten voor het in kaart brengen van de analyticsdoelen en KPI’s die u target.

Graaf dan dieper. Identificeer de kerndoelen, zoals het opbouwen van bewustzijn, het genereren van leads of het promoten van evenementen.

Focus op doelstellingen die nauwkeurig zijn, binnen uw bereik liggen en die uw bedrijf nu, maar ook op lange termijn van grote waarde voorzien.

6. Identificeer doelen voor elke bedrijfsdoelstelling

De volgende stap in het proces van het verzamelen van vereisten is het identificeren van doelen voor elke doelstelling. Dit betekent dat u de doelen van uw website of van een bepaalde campagne duidelijk moet vaststellen. Doelen dienen als verschillende methoden die u toepast om uw bedrijfsdoelstellingen te bereiken.

In deze fase moet u bedrijfsdoelen op verschillende gebieden van webanalytics in kaart kunnen brengen. En met gebieden bedoelen we het opbouwen van bewustzijn, het genereren van leads en het markeren van gebeurtenissen. Deze domeinen zijn afhankelijk van het framework voor webanalytics dat u instelt.

Hier is een goed voorbeeld van afstemming tussen doelen en doelstellingen:

Doelen en doelstellingen zijn nauw met elkaar verbonden. Het is uw taak om beide nauwkeurig te definiëren om er zeker van te zijn dat u ze met zo min mogelijk gedoe volbrengt.

7. Bepaal wat u wilt meten en stel KPI’s in

In de wereld van digitale analytics bestaat de ongelukkige neiging om absoluut alles te meten. Met die methode kunt u voorkomen dat u uw doelstellingen bereikt. Het risico is dat u zult verdrinken in een zee van gegevens en gemakkelijk kunt missen wat cruciaal is, bijvoorbeeld verwachtingen van zakelijke gebruikers.

Om dergelijke situaties te vermijden, moet u de meest relevante KPI voor elk bedrijfsdoel vinden. Dit betekent dat u zich richt op wat echt moet worden gemeten. Dus in plaats van alleen klikken, bezoeken of verzonden e-mails te meten, gaat u op zoek naar specifiekere statistieken.

Stel u in op KPI’s zoals:

• Bezoekersloyaliteit/recentheid
• Conversiepercentage
• Taakvoltooiingspercentage
• Dagen of bezoeken aan…
• Economische waarde

Realiseer u dat niet alle KPI’s gelijk zijn. Klikken of bezoeken zijn belangrijk, maar mogelijk nemen ze te veel aandacht in.

8. Stel targets in voor het webanalyticsproject

De volgende stap om uw vereisten in daden om te zetten, is het definiëren van targets in uw marketinginitiatieven. Targets zijn numerieke waarden die u vooraf hebt bepaald om te meten hoe goed of slecht uw website, app of campagne presteert en om de voortgang bij te houden ten opzichte van targetdoelen.

Om de resultaten van uw webanalyticsprojecten te zien, moet u dus targets definiëren voor alle statistieken in uw rapport. Dit is een sleutel, maar wordt vaak over het hoofd gezien. Deze targets helpen u te begrijpen of de cijfers in uw rapport winst of verlies aangeven.

Stel dat u in dit kwartaal het verkeer met 25% wilt vergroten met niet-merkzoekwoorden. Deze 25% is uw target. Uw doel zou zijn als u alleen maar gericht zou zijn op het vergroten van het verkeer door niet-merkzoekwoorden.

Bekijk enkele concrete voorbeelden van doelen, KPI’s en targets voor een webanalyticsproject:

Met dit soort instellingen begrijpt iedereen in uw bedrijf de richting waarin u zich begeeft.

9. Bereid een bedrijfsdoeldocument voor

Zodra de bedrijfsvereisten zijn vastgelegd en u erin bent geslaagd ze om te zetten in KPI’s, doelstellingen, doelen en targets, moet u alle resultaten in één definitief document opnemen. U zou het een deel van uw BRD kunnen maken of het als een apart stuk kunnen creëren. Toch moet het worden gedeeld tussen stakeholders voor hun goedkeuring voordat u doorgaat naar de volgende stap in uw analyticsproject.

10. Voer een realiteitscheck uit op de verzameling van zakelijke vereisten

Zodra er vereisten zijn gesteld aan alle stakeholders en u een volledige lijst hebt, moet u valideren of het proces voor het verzamelen van vereisten correct is uitgevoerd. Met andere woorden, u moet controleren of alle betrokkenen de vereisten begrijpen en of ze met succes zijn vertaald in geschikte doelen, doelstellingen en KPI’s.

Om er zeker van te zijn dat het project in de echte wereld zal presteren, zijn er een paar dingen die u moet doen. Hier is een lijst:

• Verifieer de vereisten en verstrek een voorbeeldrapport
• Presenteer een voorbeeldrapport dat laat zien wat zakelijke gebruikers zullen krijgen wanneer u begint met het verzamelen van echte gegevens
• Maak een mock-up van een analyticsrapport met essentiële gegevenspunten die u kunt verzamelen om te bevestigen dat u over de juiste informatie beschikt
• Maak gebruik van het vereiste verzamelproces om te vragen of stakeholders erin slagen om beslissingen te nemen over hun digitale activa met behulp van uw rapport
• Als het antwoord nee is, moet u blijven werken aan de vereisten

Laatste gedachten

Het verzamelen en verifiëren van zakelijke vereisten is geen eenvoudige taak. Het is tijdrovend, ingewikkeld en vereist veel inspanning. Ook is het, net als elk ander zakelijk project, vloeiend. Sommige dingen zullen in de loop van het project veranderen, prioriteiten verschuiven, uw stakeholders vergeten misschien iets te vermelden, enzovoort. Daarom moet u alert blijven en voortdurend alle afspraken en invoer documenteren.

We hopen dat ons praktisch advies u helpt om dit proces voor het verzamelen van vereisten met minder inspanning te doorlopen en zal leiden tot de meest optimale oplossingen voor uw problemen met webanalytics.

Dat is voorlopig alles voor ons! Maar als u vragen heeft, aarzel dan niet, ons Piwik PRO-team helpt u graag verder.